E-Mail-Kommunikation
Wenn Sie an das Finanzamt eine Nachricht per E-Mail senden möchten, dann beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und unterschreiben Sie die Erklärung zur E-Mail-Kommunikation mit dem Finanzamt:
Angelegenheiten, die Sie per E-Mail erledigen können:
Sie können per E-Mail alle Angelegenheiten erledigen, für die ein einfaches Schreiben ausreicht, z.B.
- einfache Mitteilungen, wie die Beantwortung von Rückfragen, Terminabsprachen oder die Mitteilung einer neuen Anschrift,
- Anträge auf Änderung von Steuerbescheiden und
- Einsprüche gegen Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte sowie Einspruchsrücknahmen.
Nicht per E-Mail erledigt werden können Angelegenheiten,
- für deren Wirksamkeit das Gesetz die eigenhändige Unterschrift vorsieht (z.B. Steuererklärungen) oder
- wenn absolute Sicherheit über die Person des Absenders bestehen muss (z.B. Befreiung vom Steuergeheimnis); siehe dazu auch unten Abschnitt Antwort des Finanzamts und Einverständniserklärung.
Notwendige Absenderangaben
Die zuständige Stelle kann Ihr Anliegen nur dann schnellst möglich bearbeiten, wenn wir Sie eindeutig zuordnen können. Bitte geben Sie daher in Ihrer E-Mail Ihren Namen, Ihre Anschrift und auch Ihre Telefonnummer an. Die automatische Angabe der E-Mail-Absenderadresse reicht für eine ausreichende Bestimmung des Absenders im Regelfall nicht aus.
In steuerlichen Angelegenheiten teilen Sie uns bitte auch Ihre Steuernummer oder Ihre Steueridentifikationsnummer (IDNr) mit. In diesem Zusammenhang wird auf die Abschnitte Datensicherheit und Antwort des Finanzamts und Einverständniserklärung hingewiesen.
E-Mail-Adressierung
Für die Adressierung Ihrer E-Mail-Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten:
An die Poststelle des Finanzamtes
Insbesondere bei der erstmaligen Kontaktaufnahme richten Sie Ihre E-Mail bitte an die Poststelle des Finanzamts. Diese prüft, welche Stelle für Ihr Anliegen zuständig ist, und leitet Ihre Nachricht umgehend dorthin weiter.
An Ihren Ansprechpartner
Sie können Ihre Nachricht auch direkt an Ihren Ansprechpartner adressieren. Die entsprechende E-Mail-Adresse steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie auf eine vom zuständigen Arbeitsgebiet übersandte E-Mail antworten oder die Adresse dort erfragen.
Nachrichtenformate und mögliche Anlagen
Der Poststelle können Sie E-Mails in den Formaten "Nur Text", HTML sowie Rich-TEXT und Anhänge in den gängigen Formaten Microsoft Office und PDF übermitteln. Die Anhänge können auch in komprimierter, unverschlüsselter Form (ZIP-Format) übersandt werden.
Direkt an das zuständige Arbeitsgebiet können Sie E-Mails ausschließlich im "Nur Text"-Format schicken. Anlagen sind nur in den Formaten PDF, TIF, TIFF, JPG, JPEG und TXT möglich.
Bitte beachten Sie: E-Mails, in deren Anlage sich Dokumente in veralteten MS-Office-Formaten befinden, werden nicht zugestellt, sondern vollständig gelöscht. Betroffen sind Dokumente der Office-Versionen 97 bis 2003 mit folgenden Endungen: DOC, DOTM, DOT, XLS, XLA, XLTM, XLAM, PPT, PPA, PPSM, POTM.
E-Mails, die nicht diesen Vorgaben entsprechen, werden zurückgewiesen oder ggf. im "Nur Text"-Format und/oder ohne Anhang zugestellt. Der Absender wird hierüber per E-Mail informiert.
Datensicherheit
Bei einer schriftlichen Kommunikation mit dem Finanzamt per E-Mail erfolgt keine Verschlüsselung der Nachrichten, so dass diese durch unbefugte Dritte auf dem Übertragungsweg mitgelesen und manipuliert werden können. Das Risiko, dass dadurch steuerliche Sachverhalte unbefugten Dritten bekannt werden können, liegt bei Ihnen!
Datenschutz
Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Steuerverwaltung und über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung sowie über Ihre Ansprechpartner in Datenschutzfragen entnehmen Sie bitte dem allgemeinen Informationsschreiben der Finanzverwaltung. Dieses Informationsschreiben finden Sie unter www.finanzamt.de (unter der Rubrik „Datenschutz“) oder erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt.
Antwort des Finanzamts und Einverständniserklärung
Wegen der mangelnden Datensicherheit darf Ihnen das Finanzamt nur bei sehr allgemeinen Fragen per E-Mail antworten.
Eine verschlüsselte Kommunikationsmöglichkeit über ELSTER vom Finanzamt an Sie befindet sich derzeit noch im Aufbau.
Deshalb muss das Finanzamt für die Übermittlung von Inhalten, die dem Steuergeheimnis, dem Amtsgeheimnis, oder dem Datenschutz unterliegen, grundsätzlich auf sichere Kommunikationswege, wie Brief, Fax oder Telefon, ausweichen.
Hiervon abweichend kann das Finanzamt per E-Mail antworten, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen. Um den Datenschutz und insbesondere das Steuergeheimnis zu wahren, ist eine Kommunikation per E-Mail von Beschäftigten des Finanzamts nur dann zulässig, wenn Sie sich damit schriftlich einverstanden erklären (§ 30 Absatz 4 Nummer 3 Abgabenordnung [AO]). Eine entsprechende Erklärung können Sie nachstehend herunterladen.
