Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), Informationen für Arbeitgeber zum Lohnsteuerabzug ab 01.01.2012

Der im Kalenderjahr 2012 vorgesehene Starttermin des neuen Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) musste aufgrund unerwarteter technischer Probleme verschoben werden. Der Einsatz des elektronischen Abrufverfahrens der ELStAM durch die Arbeitgeber ist jetzt zum 1. November 2012 mit Wirkung zum 1. Januar 2013 geplant. Dies bedeutet, dass die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab dem 1. November 2012 unverbindlich abgerufen werden können, um erste Erfahrungen mit dem neuen EDV-Verfahren zu sammeln. Der verpflichtende Abruf beginnt dann zum 1. Januar 2013.

Mit den nachstehenden Informationen möchten wir Sie als Arbeitgeber über die im Kalenderjahr 2012 für das Lohnsteuerabzugsverfahren geltenden Grundsätze unterrichten. Gleichzeitig möchten wir Ihnen das Angebot unterbreiten, sich bei Zweifelsfragen zum Verfahren direkt an den ELStAM-Ansprechpartner im Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern zu wenden (Kontaktdaten: siehe unten).

WELCHE LOHNSTEUERABZUGSMERKMALE SIND ZU BERÜCKSICHTIGEN?

Für den Arbeitnehmer liegt Ihnen eine Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 vor:

Die auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 (Ersatzbescheinigung 2011) eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) sind auch im Kalenderjahr 2012 weiterhin gültig. Die dort aufgeführten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind ungeachtet ihrer Gültigkeitsdauer auch im Jahr 2012 der Berechnung der Lohnsteuer zugrunde zu legen. Als Arbeitgeber brauchen Sie nicht zu prüfen, ob die einzelnen Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Grunde bzw. der Höhe nach noch zutreffend sind.

Für den Arbeitnehmer liegt Ihnen keine Lohnsteuerkarte 2010 oder Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 vor:

Im Kalenderjahr 2012 erstmals beschäftigte Arbeitnehmer müssen Ihnen eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2012 (sog. Ersatzbescheinigung 2012) vorlegen. Die dort aufgeführten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind im Jahr 2012 für die Berechnung der Lohnsteuer zugrunde zu legen.

KÖNNEN DIE LOHNSTEUERABZUGSMERKMALE DURCH ANDERE BELEGE NACHGEWIESEN WERDEN?

Der Arbeitnehmer kann die zu Beginn oder im Laufe des Kalenderjahres 2012 maßgebenden Lohnsteuerabzugsmerkmale auch anhand folgender amtlicher Bescheinigungen nachweisen:

• Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur „Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (Elektronische Lohnsteuerabzugs-merkmale)“, welches im Herbst 2011 an die Arbeitnehmer versandt wurde

oder

• Ausdruck oder sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts über die zum 1. Januar 2012 oder zu einem späteren Zeitpunkt im Übergangszeitraum 2012 gültigen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Ausdruck der ELStAM).

Das Mitteilungsschreiben oder der Ausdruck der ELStAM sind nur dann maßgebend, wenn Ihnen für den Arbeitnehmer gleichzeitig auch die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 für das erste Dienstverhältnis (Steuerklassen I bis V) vorliegt. Liegt Ihnen das Mitteilungsschreiben oder der Ausdruck der ELStAM vor, sind allein die in der zuletzt ausgestellten amtlichen Bescheinigung aufgeführten Lohnsteuerabzugsmerkmale maßgebend.

VEREINFACHUNGSREGELUNG BEI AUSZUBILDENDEN

Für im Inland wohnende ledige Auszubildende können Sie folgende Vereinfachungsregelungen anwenden:

Der Lohnsteuerabzug ist auch ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 nach der Steuerklasse I durchzuführen. Der Auszubildende hat Ihnen hierfür lediglich seine Identifikationsnummer, den Tag der Geburt und ggf. die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitzuteilen und schriftlich zu bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Bei einem zu Beginn des Kalenderjahres 2012 bereits bestehenden Ausbildungsverhältnis hat der Auszubildende zusätzlich zu bestätigen, dass es sich auch weiterhin um sein erstes Dienstverhältnis handelt.

WELCHE AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN SIND ZU BEACHTEN?

Sie müssen die Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 und ggf. zusätzlich die amtlichen Bescheinigungen (Mitteilungsschreiben bzw. Ausdruck der ELStAM) zusammenführen und aufbewahren. Auf Verlangen des Arbeitnehmers haben Sie ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 zur Vorlage beim Finanzamt vorübergehend zu überlassen.

Die im Rahmen der Vereinfachungsregelung bei Auszubildenden vorliegenden schriftlichen Bestätigungen sind abweichend hiervon bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2012 aufzubewahren.

WAS IST BEI DER BEENDIGUNG DES DIENSTVERHÄLTNISSES ZU BEACHTEN?

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2012 haben Sie die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 und ggf. zusätzlich die amtlichen Bescheinigungen (Mitteilungsschreiben bzw. Ausdruck der ELStAM) dem Arbeitnehmer innerhalb einer angemessenen Frist zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber auszuhändigen.

Hinsichtlich weiterer Einzelheiten zum Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2012 wird auf das auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de) unter Wirtschaft und Verwaltung - Steuern - Veröffentlichungen zu Steuerarten - Lohnsteuer - BMF-Schreiben/Allgemeines veröffentlichte Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 6. Dezember 2011 (Az. IV C 5 - S 2363/07/0002-03) verwiesen.

ANSPRECHPARTNER FÜR DAS ELSTAM-VERFAHREN IM FINANZMINISTERIUM MECKLENBURG-VORPOMMERN

Kontaktdaten:

Werner Stahl
Finanzministerium MV
Schloßstraße 9 – 11
19053 Schwerin

Tel.: 0385-588-4312
Fax: 0385-588-4033
E-Mail: Werner.Stahl@fm.mv-regierung.de